【1】展示会の案内状の目的

展示会の案内状とは、顧客に展示会へ出展することを告知するメールや手紙です。展示会には多くの企業が出展します。参加者は限られた時間内で効率よく情報収集するため、事前に見て回る企業ブースに狙いをつけます。そのため、展示会の当日に声かけをしても、大きな集客を見込めない可能性があるわけです。

そこで事前集客が重要になります。既存顧客や見込み客に案内状を送信すれば、展示会当日に多くの顧客の訪問が期待できます。特に知名度の低い企業は、案内状を始めとした事前集客に注力しましょう。

招待状と案内状の違い

案内状と混同されるのが招待状です。招待状とはその名のとおり、顧客を展示会に「招待」することを目的にしています。一方、先に解説したように案内状は「集客」を目的にしているのです。基本的に、案内状は既存顧客と見込み客に送信し、招待状は関係性を強化したい優良顧客に送りましょう。招待状と案内状の違いを下記表にまとめました。

【2】展示会の案内状を送るタイミング

展示会の集客施策は、案内状だけではありません。SNSやメルマガなども活用するため、全体の集客施策を踏まえて案内状の送るタイミングを考える必要があります。

基本的に、展示会の集客は1か月前から行います。1か月前に公式サイトやSNSで告知を開始すると仮定し、案内状は2～3週間前に送信するのがいいでしょう。

ただし、忙しい日々を過ごす経営陣や意思決定者などは、スケジュールが早く決まってしまうため、1か月前に案内状を送るのがおすすめです。

展示会の集客は案内状だけではなく、あらゆるチャネルを通して継続的に行いましょう。展示会当日も、SNSを通しリアルタイムで実況中継をすることで、フォロワーの興味関心を高められます。

【3】展示会の案内状の送信方法

展示会の案内状の目的は、多くの顧客に展示会の出展を告知することなので、メルマガもしくはファックスで送信するのが効率的です。手書きの手紙で案内状を作成するのは、大きな時間と労力がかかり非効率です。しかし、既存顧客には手紙などの紙媒体で告知し、見込み客にはメルマガで一斉配信するのもいいでしょう。

手書きの手紙は招待状での送信に有効です。優良顧客に送信する招待状は、特別感を出す必要があるため、高級紙に手書きで招待状を作成しましょう。営業が直接招待状を渡すのがベストですが、難しい場合は電話で郵送した旨を伝えます。そうすれば、優良顧客に招待状を見てもらえる確率が高まります。

【4】展示会の案内状で書くべき基本的な内容

展示会の案内状でよくある間違いが、イベント名や日時、会場までの道順だけを載せることです。これでは情報が不十分なため、大きな集客には期待できません。展示会の案内状では、下記項目を載せましょう。

• 展示会の日程
• 展示内容
• 参加費用
• 展示会会場の位置とアクセス方法
• 自社ブースの場所
• 問い合わせ先

特に重要なのが、展示内容と自社ブースの場所です。案内状の目的は集客であるため、顧客の興味関心を高めなければいけません。ただ、展示会の基礎情報を載せるだけでは、顧客は具体的なイメージができないでしょう。だからこそ、詳細な展示内容やベネフィットを訴求する必要があるのです。

また、展示会には多くの企業が集まるため、自社ブースの場所を記載しなければ、顧客は知名度の高い企業や競合ブースに流れるリスクがあります。会場入り口から自社ブースまでのアクセス方法は必ず記載しましょう。

【5】展示会の案内状の作成ポイント

展示会の案内状を作成する際は、下記ポイントを意識しましょう。

• 送信者名と件名を工夫する
• ベネフィットを明記する
• 4Uを意識した文章にする
• 自社WEBサイトへのリンクを貼り、詳細情報を提供する

ここからは、各ポイントの詳細を解説します。

1.送信者名と件名を工夫する

展示会の案内状をメールで送信する際は、送信者名と件名を工夫しましょう。メルマガは、企業名やオウンドメディア名を送信者とするのが一般的です。しかし、案内状の場合は特別感を出すために、「氏名 企業名」のようにマーケティングや営業部のマネージャーの名前で送信するようにしましょう。また、担当者の名前で送信することで、私信のように見えるため開封率の向上に期待できます。

件名の冒頭15文字には、展示会名と日付を記載し、一目で展示会の告知だと分かるようにしましょう。日付を記載することで、顧客は参加できるのかどうか判断ができます。例えば、「1月度○○展示会のご案内」などのシンプルな件名にするといいでしょう。

2.ベネフィットを明記する

顧客の興味関心を高めるためには、案内状でベネフィットを訴求するのが有効です。例えば、ノベルティの明記や無料相談会、製品デモなどがあることを伝えましょう。ベネフィットを考える際は、自社が訴求したいベネフィットではなく、顧客にとってのベネフィットを伝えるようにしましょう。そのためには、自社の顧客像を明確にし、課題や悩みを把握したうえで、それを解決できる価値を考えるのが有効です。

3.4Uを意識した文章にする

4Uとは、Urgent（緊急性）、Unique（独自性）、Ultra Specific（超具体性）、Useful（有益性）の4つの略です。4Uはセールスレターやコピーライティングでよく用いられる原則であり、4つのUを意識した案内状を書けば、顧客にアクションを起こしてもらいやすくなります。

ただし、案内状に全てのUを盛り込むのは難しいため、必要な要素のみを記載しましょう。例えば、「展示会初日のみ（緊急性）1万社のコンバージョン率を改善した（超具体性）弊社ツールを無料体験いただけます（有益性）」などです。4Uを意識すれば、効果的に顧客に訴求できるようになるため、集客に大きな貢献をしてくれるでしょう。

4.自社Webサイトへのリンクを貼り、詳細情報を提供する

展示会の案内状には、自社Webサイトへのリンクを張り、詳細情報を提供しましょう。展示会用のLPがあれば、LPへのリンクを設置。LPがない場合は、自社Webサイトや製品ページなどへのリンクを張り、顧客の興味を高めます。

また、展示会で個別相談会や製品デモなどを提供する場合は、案内状に申込フォームを設置するのも有効です。申込フォームを設置すれば、事前に確度の高い見込み客の選定や顧客の課題の特定などができるようになります。

【6】展示会の案内状テンプレート

最後に展示会の案内状テンプレートをご紹介します。

【7】まとめ

展示会の集客施策は数ある中でも、多くの見込み客にリーチできる案内状は重要な集客チャネルです。案内状の目的は集客なので、Eメールで多くの顧客に効率よく配信しましょう。案内状を作成する際は、顧客の名前の使用や送信者名・件名の工夫、ベネフィットの訴求などを意識してください。また、記事でご紹介した案内状のテンプレを活用し、効率よく案内状を作成いただければと思います。