「セミナー案内文を送りたいけれど、どのように書けばよいのだろうか…」と悩んでいませんか?
また、案内文を送付するタイミングによってセミナー参加率は変わります。
多くの人にセミナーに参加してもらうためにも、案内文の書き方を覚えておきましょう。
今回は、セミナー案内文の書き方について解説します。
この記事では、編集して活用できる便利な案内文テンプレートをご用意致しました。ぜひ活用してみてください。
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【TECH+マーケティング責任者】武本 大平 [2023.03.31]
「セミナー案内文を送りたいけれど、どのように書けばよいのだろうか…」と悩んでいませんか?
また、案内文を送付するタイミングによってセミナー参加率は変わります。
多くの人にセミナーに参加してもらうためにも、案内文の書き方を覚えておきましょう。
今回は、セミナー案内文の書き方について解説します。
この記事では、編集して活用できる便利な案内文テンプレートをご用意致しました。ぜひ活用してみてください。
セミナー案内で必要な情報が抜け落ちていたら、参加者に申し込みしてもらえません。このような問題を防ぐためにも、まずはセミナー案内文の構成について把握しておきましょう。
下記の記事でセミナーについて詳しく解説しています。
・セミナーとは?参加満足度が高いイベントを開催するための手順を紹介
件名は、メールを開封する価値があるかどうかを判断する部分です。
そのため、セミナーの内容がわかりやすいシンプルな件名を付けましょう。また、セミナーに参加するベネフィットを添えると、メール開封率が上げられます。
【〇/〇(〇)開催】〇〇〇で成果を創出するコツがわかる〇〇セミナーのご案内 |
セミナー案内を送る相手の名前は必ず書きましょう。「会社名」「部署名」「役職名」「氏名」など敬称を略さずに書きます。
なぜなら、宛名を書かずにセミナー案内を送ると、メールシステムを活用して一括送信していると思われてしまう恐れがあるためです。
このような失礼がないように、心を込めてセミナーの案内状として渡すために宛名を書くようにしましょう。
〇〇〇〇株式会社 |
セミナー情報を伝える前に、挨拶文を書きます。差出人の名前と、セミナー開催のお知らせの旨を記載する程度で問題ありません。挨拶文が長いと離脱してしまう恐れがあるため、簡単な文に留めておきましょう。
こんにちは。 本日は〇〇〇に悩まれている担当者様向けに、〇〇〇で成果を創出する方法について理解を深めていただくためのセミナーをご案内します。 |
セミナーの情報は抜け落ちなく記載しましょう。なぜなら、1つの項目でも情報が抜け落ちてしまうと、相手はセミナーに参加すべきなのか判断できなくなるためです。そのため、以下の内容を必ず記載しておきましょう。
[セミナー情報]
|
メールに不備があった際にお問い合わせして確認できるように、セミナー運営局の情報を記載しておきましょう。
〇〇〇〇株式会社 セミナー運営局 |
セミナー案内文の構成をご紹介しましたが、テンプレートを利用すると作成の手間が省けます。セミナーの案内文の作成を効率化できる便利なテンプレートをご用意しましたので、ぜひご利用ください。
件名:【〇/〇(〇)開催】〇〇〇で成果を創出するコツを紹介!〇〇セミナーの案内 ------------------------------------------------- ≪こんな課題をお持ちの方へ≫ |
件名:【〇/〇(〇)開催】〇〇〇で成果を創出!〇〇オンラインセミナーの案内 ------------------------------------------------- ≪こんな課題をお持ちの方へ≫ |
〇〇〇〇株式会社 |
セミナー案内の書き方をご紹介しましたが、参加率を上げるコツを押さえておきましょう。
メールの開封率を上げてセミナー参加の申し込みを獲得するために、どのような人をターゲットにするか定めましょう。
例えば、DXに関するセミナーの場合、業務効率化を考えている部門責任者なのか、業務改革を考えている経営者なのかで求めている内容が変わってきます。ターゲットを広範囲に広げてしまうと、広く浅いセミナー内容になってしまい、セミナー内容に満足してもらえません。
そのため、セミナーのターゲットを絞り込んで、案内状を送るようにしましょう。
社外の取引先やお客様にメールを送るときは、必ず宛名を入れるようにしましょう。なぜなら、相手にセミナーに参加して欲しい旨を伝えるためです。
宛名を書かずに、メールアドレスリストを活用して一斉送信すると「大勢の人に送っているメールだ」と興味・関心を寄せてもらえません。他のメールに埋もれてしまうでしょう。
気持ちを込めてセミナーに招待するためにも、宛名を書くことを忘れてはいけません。「会社名」「部署名」「役職名」「氏名」を略さずに書くようにしましょう。
メールのタイトルを見て「このセミナーに参加をすべきだろうか…」が判断されるため、要件がわかるタイトルを付けましょう。
メールのタイトルの文字数は30文字前後で冒頭14文字に重要事項を入れてください。なぜなら、人が瞬時に判断できる文字数は14文字程度のためです。そのため、メールタイトルの冒頭に重要なキーワードを入れるようにしましょう。
それだけでなく「有益性」「緊急性」「具体性」「独自性」などの要素を盛り込むことで、メール開封率を上げることが大切です。
メール開封をされても、セミナー情報に抜け落ちがあれば参加してもらえません。このようなミスが起きないように、各項目を書いておきましょう。
【セミナー内容】
(※)セミナー参加者の声は、過去に同じセミナーを開催した場合に載せましょう。
他の企業もセミナーを開催しています。そのため、セミナー参加をしてもらうために参加するとどのようなメリットがあるのかを伝えて相手を惹きつけましょう。相手を惹きつけるためには、徹底した相手目線が必要です。
など相手目線で考えてみましょう。どれだけ相手のことを考えられて、刺さる内容を伝えられるかでセミナー参加率が変わります。
メール本文に画像を挿入することでユーザーの興味・関心を湧かすことができます。メールに画像を挿入するだけで、インパクトが残り、他のメールと混合されにくくなります。そのため、メール本文に画像を挿入するようにしましょう。
おすすめは、以下のようなアイキャッチ画像を作成することです。アイキャッチ画像を挿入することで、ベネフィットが伝わりやすくなります。
メール配信システムを利用すると、セミナー案内文を一斉送信できます。
多くの方にセミナー案内を送る場合に便利なシステムですが、メールリストの顧客をセグメント化して、メール内容を変えたものを送るようにしましょう。なぜなら、顧客によって抱えている悩みが異なるためです。
顧客のセグメントによって、抱えている悩みや要望が変わってくるため、可能な限り、1人1人に心を込めたメールを送るようにしましょう。相手に心を込めたメールを送ることで、セミナー参加率を上げていけます。
セミナーに参加して欲しい人がメールを閲覧しやすい時間帯を狙って、メールを送るようにしましょう。一般的にメールを送信して2時間以内にメールが開封されることが多いです。
2時間以内にメールが開封されないと、他のメールに埋もれてしまう見てもらえない恐れがあります。そのため、相手がメールをチェックする時間を狙って、案内文を送るようにしましょう。
BtoBビジネスの場合は、「火曜日」「水曜日」「木曜日」の10時から19時がおすすめです。何かと忙しい週明けや週末にメールを送るのは控えましょう。
今回はセミナー案内の書き方や送り方をご紹介しました。メールの構成は必ず押さえておくようにしましょう。なぜなら、宛名を書かないと一斉送信メールと思われたり、導入文が長いと離脱されてしまったりするためです。
この記事では、セミナー案内の構成がわからない方でも簡単に案内状を作れるテンプレートをご用意しました。ぜひ、テンプレートを利用してみてください。
【TECH+マーケティング責任者】武本 大平
2021年からTECH+ のマーケティング部門立ち上げを推進。現在はTECH+マーケティング担当として、 各プロダクトの販促や各種マーケティングアクティビティの立案・実行を担当。マーケティング実務検定3級、SEO検定1級、ネットマーケティング検定を保有。
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