【1】セミナー案内文の構成

セミナー案内で必要な情報が抜け落ちていたら、参加者に申し込みしてもらえません。このような問題を防ぐためにも、まずはセミナー案内文の構成について把握しておきましょう。

1.件名

件名は、メールを開封する価値があるかどうかを判断する部分です。

そのため、セミナーの内容がわかりやすいシンプルな件名を付けましょう。また、セミナーに参加するベネフィットを添えると、メール開封率が上げられます。

2.宛名

セミナー案内を送る相手の名前は必ず書きましょう。「会社名」「部署名」「役職名」「氏名」など敬称を略さずに書きます。

なぜなら、宛名を書かずにセミナー案内を送ると、メールシステムを活用して一括送信していると思われてしまう恐れがあるためです。

このような失礼がないように、心を込めてセミナーの案内状として渡すために宛名を書くようにしましょう。

3.挨拶文

セミナー情報を伝える前に、挨拶文を書きます。差出人の名前と、セミナー開催のお知らせの旨を記載する程度で問題ありません。挨拶文が長いと離脱してしまう恐れがあるため、簡単な文に留めておきましょう。

4.セミナー情報

セミナーの情報は抜け落ちなく記載しましょう。なぜなら、1つの項目でも情報が抜け落ちてしまうと、相手はセミナーに参加すべきなのか判断できなくなるためです。そのため、以下の内容を必ず記載しておきましょう。

5.セミナー運営局の情報

メールに不備があった際にお問い合わせして確認できるように、セミナー運営局の情報を記載しておきましょう。

【2】セミナー案内のテンプレート

セミナー案内文の構成をご紹介しましたが、テンプレートを利用すると作成の手間が省けます。セミナーの案内文の作成を効率化できる便利なテンプレートをご用意しましたので、ぜひご利用ください。

セミナー案内文

オンラインセミナー案内文

リマインドメール案内文

【3】セミナー案内で参加率を上げるコツ

セミナー案内の書き方をご紹介しましたが、参加率を上げるコツを押さえておきましょう。

1.ターゲットを絞り込む

メールの開封率を上げてセミナー参加の申し込みを獲得するために、どのような人をターゲットにするか定めましょう。

例えば、DXに関するセミナーの場合、業務効率化を考えている部門責任者なのか、業務改革を考えている経営者なのかで求めている内容が変わってきます。ターゲットを広範囲に広げてしまうと、広く浅いセミナー内容になってしまい、セミナー内容に満足してもらえません。

そのため、セミナーのターゲットを絞り込んで、案内状を送るようにしましょう。

2.宛名を差し込み当事者意識を高める

社外の取引先やお客様にメールを送るときは、必ず宛名を入れるようにしましょう。なぜなら、相手にセミナーに参加して欲しい旨を伝えるためです。

宛名を書かずに、メールアドレスリストを活用して一斉送信すると「大勢の人に送っているメールだ」と興味・関心を寄せてもらえません。他のメールに埋もれてしまうでしょう。

気持ちを込めてセミナーに招待するためにも、宛名を書くことを忘れてはいけません。「会社名」「部署名」「役職名」「氏名」を略さずに書くようにしましょう。

3.タイトルでセミナー内容を伝える

メールのタイトルを見て「このセミナーに参加をすべきだろうか…」が判断されるため、要件がわかるタイトルを付けましょう。

メールのタイトルの文字数は30文字前後で冒頭14文字に重要事項を入れてください。なぜなら、人が瞬時に判断できる文字数は14文字程度のためです。そのため、メールタイトルの冒頭に重要なキーワードを入れるようにしましょう。

それだけでなく「有益性」「緊急性」「具体性」「独自性」などの要素を盛り込むことで、メール開封率を上げることが大切です。

4.セミナー内容を詳細に伝える

メール開封をされても、セミナー情報に抜け落ちがあれば参加してもらえません。このようなミスが起きないように、各項目を書いておきましょう。

【セミナー内容】

• セミナータイトル
• 開催日時
• 開催場所
• 開催形式
• セミナープログラム
• 講師の紹介
• セミナー参加者の声（※）
• 申し込み方法
• 申し込み期限
• 申し込みから参加までの流れ
• 注意事項

（※）セミナー参加者の声は、過去に同じセミナーを開催した場合に載せましょう。

5.セミナーに参加するメリットを伝える

他の企業もセミナーを開催しています。そのため、セミナー参加をしてもらうために参加するとどのようなメリットがあるのかを伝えて相手を惹きつけましょう。相手を惹きつけるためには、徹底した相手目線が必要です。

• 「セミナーでどのようなことが知りたいか？」
• 「ターゲット顧客は、どのような悩みを抱えているか？」
• 「セミナーでどのような情報があれば満足してもらえるか？」

など相手目線で考えてみましょう。どれだけ相手のことを考えられて、刺さる内容を伝えられるかでセミナー参加率が変わります。

6.画像を挿入する

メール本文に画像を挿入することでユーザーの興味・関心を湧かすことができます。メールに画像を挿入するだけで、インパクトが残り、他のメールと混合されにくくなります。そのため、メール本文に画像を挿入するようにしましょう。

おすすめは、以下のようなアイキャッチ画像を作成することです。アイキャッチ画像を挿入することで、ベネフィットが伝わりやすくなります。

• セミナー概要が一目でわかる
• セミナータイトルの文字を大きくして目立たせる
• 写真を使用する場合は画質の良いものを選ぶ
• セミナー内容とテイストの合った画像を作成する
• 講師陣の顔写真や経歴、キャリアを掲載して権威性を示す

7.案内文の送信方法を工夫する

メール配信システムを利用すると、セミナー案内文を一斉送信できます。

多くの方にセミナー案内を送る場合に便利なシステムですが、メールリストの顧客をセグメント化して、メール内容を変えたものを送るようにしましょう。なぜなら、顧客によって抱えている悩みが異なるためです。

顧客のセグメントによって、抱えている悩みや要望が変わってくるため、可能な限り、1人1人に心を込めたメールを送るようにしましょう。相手に心を込めたメールを送ることで、セミナー参加率を上げていけます。

8.案内文を送るタイミングを工夫する

セミナーに参加して欲しい人がメールを閲覧しやすい時間帯を狙って、メールを送るようにしましょう。一般的にメールを送信して2時間以内にメールが開封されることが多いです。

2時間以内にメールが開封されないと、他のメールに埋もれてしまう見てもらえない恐れがあります。そのため、相手がメールをチェックする時間を狙って、案内文を送るようにしましょう。

BtoBビジネスの場合は、「火曜日」「水曜日」「木曜日」の10時から19時がおすすめです。何かと忙しい週明けや週末にメールを送るのは控えましょう。

【4】まとめ

今回はセミナー案内の書き方や送り方をご紹介しました。メールの構成は必ず押さえておくようにしましょう。なぜなら、宛名を書かないと一斉送信メールと思われたり、導入文が長いと離脱されてしまったりするためです。

この記事では、セミナー案内の構成がわからない方でも簡単に案内状を作れるテンプレートをご用意しました。ぜひ、テンプレートを利用してみてください。