セミナー案内メールとは、開催するセミナーへの参加を促すために、見込み顧客や既存顧客へ送るメールです。件名・宛名・挨拶文・セミナー情報・主催者情報の5要素で構成し、開催の2〜3週間前に1通目を送るのが基本です。
参加率を左右するのは、内容よりも「誰に、いつ、どの件名で送るか」です。同じセミナーでも、新規顧客と既存顧客では訴求すべき内容が異なります。
この記事では、シーン別のセミナー案内メール例文6本を、そのままコピーして使える形で掲載します。あわせて社内研修の案内メールの書き方と、参加率を上げる8つのコツも解説します。
セミナー案内文の構成
セミナー案内で必要な情報が抜け落ちていたら、参加者に申し込みしてもらえません。このような問題を防ぐためにも、まずはセミナー案内文の構成について把握しておきましょう。
1.件名
件名は、メールを開封する価値があるかどうかを判断する部分です。
そのため、セミナーの内容がわかりやすいシンプルな件名を付けましょう。また、セミナーに参加するベネフィットを添えると、メール開封率が上げられます。
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【〇/〇(〇)開催】〇〇〇で成果を創出するコツがわかる〇〇セミナーのご案内 |
2.宛名
セミナー案内を送る相手の名前は必ず書きましょう。「会社名」「部署名」「役職名」「氏名」など敬称を略さずに書きます。
なぜなら、宛名を書かずにセミナー案内を送ると、メールシステムを活用して一括送信していると思われてしまう恐れがあるためです。
このような失礼がないように、心を込めてセミナーの案内状として渡すために宛名を書くようにしましょう。
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〇〇〇〇株式会社 |
3.挨拶文
セミナー情報を伝える前に、挨拶文を書きます。差出人の名前と、セミナー開催のお知らせの旨を記載する程度で問題ありません。挨拶文が長いと離脱してしまう恐れがあるため、簡単な文に留めておきましょう。
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こんにちは。 本日は〇〇〇に悩まれている担当者様向けに、〇〇〇で成果を創出する方法について理解を深めていただくためのセミナーをご案内します。 |
4.セミナー情報
セミナーの情報は抜け落ちなく記載しましょう。なぜなら、1つの項目でも情報が抜け落ちてしまうと、相手はセミナーに参加すべきなのか判断できなくなるためです。そのため、以下の内容を必ず記載しておきましょう。
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[セミナー情報]
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5.セミナー運営局の情報
メールに不備があった際にお問い合わせして確認できるように、セミナー運営局の情報を記載しておきましょう。
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〇〇〇〇株式会社 セミナー運営局 |
セミナー案内のテンプレート
セミナー案内文の構成をご紹介しましたが、テンプレートを利用すると作成の手間が省けます。セミナーの案内文の作成を効率化できる便利なテンプレートをご用意しましたので、ぜひご利用ください。
セミナー案内文
接点のない新規の見込み顧客へ、会場開催のセミナーを案内するときの基本形です。
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件名：【〇/〇(〇)開催】〇〇〇で成果を創出するコツを紹介！〇〇セミナーの案内 ------------------------------------------------- ≪こんな課題をお持ちの方へ≫ |
オンラインセミナー案内文
会場ではなくオンラインで開催する場合の型です。開催場所を配信URLに置き換えます。
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件名：【〇/〇(〇)開催】〇〇〇で成果を創出！〇〇オンラインセミナーの案内 ------------------------------------------------- ≪こんな課題をお持ちの方へ≫ |
リマインドメール案内文
すでに申し込みを済ませた方へ、開催前日に当日の参加情報を送るときの型です。
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〇〇〇〇株式会社 |
既存顧客向けの案内文
すでに自社製品を導入いただいている顧客へ、活用を深めるセミナーを案内する型です。
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件名：【〇/〇(〇)開催】〇〇〇をご利用中の皆さまへ 活用セミナーのご案内 いつも大変お世話になっております。〇〇〇〇株式会社の〇〇です。日頃より〇〇〇をご利用いただき、誠にありがとうございます。このたび、すでにご活用中のお客さま向けに、成果をさらに高めるためのセミナーを開催いたします。 ------------------------------------------------- ≪こんな課題をお持ちの方へ≫ ≪セミナー内容≫ ≪登壇者紹介≫ ≪申し込み方法≫ |
社内研修・勉強会の案内文
自社の従業員へ、業務時間内に実施する研修や勉強会への出席を依頼する型です。
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件名：【必須／〇月〇日開催】〇〇〇研修のご案内（〇/〇までに出欠回答をお願いします） 各位 お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。 このたび、〇〇〇の基礎知識の習得を目的とした社内研修（勉強会）を実施します。対象の方は下記をご確認のうえ、出欠のご回答をお願いします。 ------------------------------------------------- ≪研修の目的≫ ≪プログラム≫ ≪講師≫ ≪出欠回答≫ ※欠席される場合は、後日アーカイブ動画を共有します。 ご不明な点は〇〇までご連絡ください。 〇〇部 研修事務局 |
社内研修ならではの書き方の注意点は、「社内研修の案内メールを書くときのポイント」で解説しています。
講演会・説明会の案内文
外部の講師を招く講演会や、製品説明会など会場に集客する催しを案内する型です。
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件名：【〇/〇(〇)開催】〇〇 〇〇氏をお招きした〇〇講演会のご案内 〇〇〇〇株式会社 お世話になっております。〇〇〇〇株式会社の〇〇です。 ------------------------------------------------- ≪こんな方におすすめ≫ ≪プログラム≫ ≪登壇者紹介≫ ≪申し込み方法≫ ご案内は以上となります。皆様のご参加をお待ちしております。 〇〇〇〇株式会社 セミナー運営局 |
なお、ウェビナーの案内メールはシーン別の例文つきで下記の記事にまとめていますので、こちらもご確認ください。
セミナー案内で参加率を上げるコツ
セミナー案内の書き方をご紹介しましたが、参加率を上げるコツを押さえておきましょう。
1.ターゲットを絞り込む
メールの開封率を上げてセミナー参加の申し込みを獲得するために、どのような人をターゲットにするか定めましょう。
例えば、DXに関するセミナーの場合、業務効率化を考えている部門責任者なのか、業務改革を考えている経営者なのかで求めている内容が変わってきます。ターゲットを広範囲に広げてしまうと、広く浅いセミナー内容になってしまい、セミナー内容に満足してもらえません。
そのため、セミナーのターゲットを絞り込んで、案内状を送るようにしましょう。
2.宛名を差し込み当事者意識を高める
社外の取引先やお客様にメールを送るときは、必ず宛名を入れるようにしましょう。なぜなら、相手にセミナーに参加して欲しい旨を伝えるためです。
宛名を書かずに、メールアドレスリストを活用して一斉送信すると「大勢の人に送っているメールだ」と興味・関心を寄せてもらえません。他のメールに埋もれてしまうでしょう。
気持ちを込めてセミナーに招待するためにも、宛名を書くことを忘れてはいけません。「会社名」「部署名」「役職名」「氏名」を略さずに書くようにしましょう。
3.タイトルでセミナー内容を伝える
メールのタイトルを見て「このセミナーに参加をすべきだろうか…」が判断されるため、要件がわかるタイトルを付けましょう。
メールのタイトルの文字数は30文字前後で冒頭14文字に重要事項を入れてください。なぜなら、人が瞬時に判断できる文字数は14文字程度のためです。そのため、メールタイトルの冒頭に重要なキーワードを入れるようにしましょう。
それだけでなく「有益性」「緊急性」「具体性」「独自性」などの要素を盛り込むことで、メール開封率を上げることが大切です。
4.セミナー内容を詳細に伝える
メール開封をされても、セミナー情報に抜け落ちがあれば参加してもらえません。このようなミスが起きないように、各項目を書いておきましょう。
【セミナー内容｜必須8項目＋あるとよい3項目】
- セミナータイトル
- 開催日時
- 開催場所
- 開催形式
- セミナープログラム
- 講師の紹介
- セミナー参加者の声（※）
- 申し込み方法
- 申し込み期限
- 申し込みから参加までの流れ
- 注意事項
（※）セミナー参加者の声は、過去に同じセミナーを開催した場合に載せましょう。
このうち「セミナータイトル」「セミナー参加者の声」「申し込みから参加までの流れ」の3つは、「セミナー案内文の構成」でご紹介した必須8項目には含まれません。必須ではありませんが、あると参加の判断を後押しできる項目です。
5.セミナーに参加するメリットを伝える
他の企業もセミナーを開催しています。そのため、セミナー参加をしてもらうために参加するとどのようなメリットがあるのかを伝えて相手を惹きつけましょう。相手を惹きつけるためには、徹底した相手目線が必要です。
- 「セミナーでどのようなことが知りたいか？」
- 「ターゲット顧客は、どのような悩みを抱えているか？」
- 「セミナーでどのような情報があれば満足してもらえるか？」
など相手目線で考えてみましょう。どれだけ相手のことを考えられて、刺さる内容を伝えられるかでセミナー参加率が変わります。
6.画像を挿入する
メール本文に画像を挿入することでユーザーの興味・関心を湧かすことができます。メールに画像を挿入するだけで、インパクトが残り、他のメールと混合されにくくなります。そのため、メール本文に画像を挿入するようにしましょう。
おすすめは、以下のようなアイキャッチ画像を作成することです。アイキャッチ画像を挿入することで、ベネフィットが伝わりやすくなります。
- セミナー概要が一目でわかる
- セミナータイトルの文字を大きくして目立たせる
- 写真を使用する場合は画質の良いものを選ぶ
- セミナー内容とテイストの合った画像を作成する
- 講師陣の顔写真や経歴、キャリアを掲載して権威性を示す
白田 翔也
TECH+
マーケティング責任者
マーケティング責任者
ただしメールの送付方法によっては容量の関係で画像が表示されなかったりするので、圧縮したり画像が表示されるかテストをすることをおすすめします。
7.案内文の送信方法を工夫する
メール配信システムを利用すると、セミナー案内文を一斉送信できます。
多くの方にセミナー案内を送る場合に便利なシステムですが、メールリストの顧客をセグメント化して、メール内容を変えたものを送るようにしましょう。なぜなら、顧客によって抱えている悩みが異なるためです。
顧客のセグメントによって、抱えている悩みや要望が変わってくるため、可能な限り、1人1人に心を込めたメールを送るようにしましょう。相手に心を込めたメールを送ることで、セミナー参加率を上げていけます。
8.案内文を送るタイミングを工夫する
セミナーに参加して欲しい人がメールを閲覧しやすい時間帯を狙って、メールを送るようにしましょう。一般的にメールを送信して2時間以内にメールが開封されることが多いです。
2時間以内にメールが開封されないと、他のメールに埋もれてしまう見てもらえない恐れがあります。そのため、相手がメールをチェックする時間を狙って、案内文を送るようにしましょう。
BtoBビジネスの場合は、「火曜日」「水曜日」「木曜日」の10時から19時がおすすめです。何かと忙しい週明けや週末にメールを送るのは控えましょう。
なお、セミナーの集客手法全体は下記の記事で解説していますのでこちらもご確認ください。
社内研修の案内メールを書くときのポイント
ここまでは社外の見込み顧客に向けたセミナー案内を扱ってきましたが、社内研修や勉強会の案内メールは書き方が異なります。宛先が自社の従業員であり、参加が業務として扱われるためです。
社外セミナーの案内では、参加するメリットを訴求して申し込みを促します。一方の社内研修では、参加の可否そのものが業務判断になるため、メリットの訴求よりも情報の正確さと回答期限の明示が重要になります。
【社内研修の案内メールに必ず入れる項目】
- 対象者：どの部署・どの階層が対象かを冒頭で明示する
- 必須か任意か：件名にも入れておくと、受信者が優先度を判断しやすくなる
- 出欠回答の期限：会場や資料の手配に必要なため、日付を明記する
- 欠席時の対応：アーカイブ動画の共有や別日程の有無を先に伝えておく
社内研修の案内は、開催の1か月前を目安に送ります。参加者は業務の合間を調整して出席するため、社外セミナーの2〜3週間前より早めの告知が必要です。回答期限の3日前と前日にリマインドを送ると、出欠の回収漏れを防げます。
よくある質問
Q1. セミナーの案内メールは何日前に送るのが適切ですか？
A. 1通目は開催の2〜3週間前が目安です。その後、1週間前に未申込者へ再告知、前日に申込者へリマインドを送る3段構えが基本です。社内研修の場合は業務調整が必要なため、1か月前を目安にしてください。
Q2. 案内メールは何回送ってもよいですか？
A. 同一のリストに対しては3〜4回が上限の目安です。それ以上の配信は配信停止や迷惑メール報告につながります。未申込者と申込者でリストを分け、それぞれに必要な内容だけを送ってください。
Q3. セミナー案内メールの挨拶文はどう書けばよいですか？
A. 時候の挨拶は不要です。差出人の社名と氏名を名乗り、すぐにセミナーの案内へ入ります。挨拶文が長いと読み進めてもらえないため、2〜3行に収めてください。
Q4. 社内研修の案内メールはセミナー案内と何が違いますか？
A. 参加が業務扱いになるため、対象者・必須か任意か・出欠回答の期限・欠席時の対応を必ず明記します。社外セミナーのような参加メリットの訴求よりも、情報の正確さと回答期限の明示が重要です。
Q5. 案内メールとリマインドメールの違いは何ですか？
A. 案内メールは申込を促すため未申込者に送り、リマインドメールは参加を促すため申込者に送ります。送る相手が異なるため、リマインドメールには申込を促す文言ではなく、参加URLと当日の流れを記載します。
Q6. 件名は何文字くらいが適切ですか？
A. 30文字前後で、冒頭14文字に重要な情報を入れてください。人が瞬時に判断できる文字数は14文字程度とされています。開催日と開催形式を先頭に置き、セミナー名とメリットを続ける構成が読まれやすくなります。
まとめ
今回はセミナー案内の書き方や送り方をご紹介しました。メールの構成は必ず押さえておくようにしましょう。なぜなら、宛名を書かないと一斉送信メールと思われたり、導入文が長いと離脱されてしまったりするためです。
この記事では、セミナー案内の構成がわからない方でも簡単に案内状を作れるテンプレートをご用意しました。ぜひ、テンプレートを利用してみてください。
