【1】セミナーとは

セミナー（seminar）とは、講師の指導のもと、参加者が特定のテーマについて学ぶ場をいいます。

特定のテーマに関して興味・関心を持っている人が自主的に参加しているため、話を聞いてもらえます。

セミナーのテーマは多岐に渡り、法律や英会話など仕事に役立つテーマ、貯金や投資など生活に役立つテーマなどさまざまです。

セミナー主催者は、「参加した甲斐があった」と思ってもらえるセミナーを開催することで参加者と良好な関係が築けます。

したがって、商談につながる有益な顧客を獲得するためにも、満足してもらえるセミナーを開催する必要があります。

【2】セミナーの種類

セミナー参加者に満足してもらえるイベント運営を行うために、どのような形式のセミナーがあるかを押さえておきましょう。

1.講演会形式

講演会形式では、講師が講演台に立ちテーマについて話していきます。必要に応じて、ホワイトボードやスクリーンを使用します。この形式は、大勢の参加者にノウハウを教えたい場合に効果的です。

しかし、講師が一方的に話続けていくため、魅力的だと思ってもらえるように話さなければ、話の途中で参加者に飽きられてしまう恐れがあります。

2.ワークショップ形式

ワークショップ形式では、講師がテーマについて説明した上で、参加者が得た情報をアウトプットできるように実践の場を設けます。

この形式は、参加者参加型のため飽きられることがありません。また、他の形式と比較すると、参加者に満足してもらいやすいです。

しかし、参加者が実践で失敗して恥をかかないように、誰でも簡単にできるようなものにしたり講師がフォローしたりなどの工夫が必要になります。

3.パネルディスカッション形式

パネルディスカッション形式では、数人の登壇者が講演台に立ち、テーマについて議論をしていきます。参加者は、複数名の登壇者から知識を吸収でき、さまざまな角度から情報を得られます。このように、さまざまな観点の情報が吸収できることが魅力です。

しかし、広く浅い情報にならないように気をつける必要があります。

4.ライトニングトーク形式

ライトニングトーク形式では、複数名の登壇者が5分間ずつ話していきます。登壇者の各自が持っているノウハウを共有できるため、大量の情報を取り扱いたい際におすすめです。

また1人5分と短時間で発表が終わるため、発表する側も聞く側も負担がかかりません。しかし、スケジュール通りに進めていかなければ、時間が伸びてしまうため注意が必要です。

【3】セミナー開催の流れ

セミナーの形式について理解ができたら、どのような流れで行うかを覚えていきましょう。

セミナー開催の流れ

1. セミナー企画立案
2. セミナー集客
3. セミナー開催準備
4. セミナー開催
5. アフターフォロー

ここでは、各手順について詳しく解説します。

1.セミナー企画立案

まずは、どのようなテーマのセミナーをどのように行うかを決めていきます。

2.企画を立案する

セミナーの企画を立案するときには、「参加者がどのようなテーマに興味を持っているか？」「どのような悩みを解決したいと思っているか」など、参加者の視点で考えましょう。

なぜなら、貴重な時間を割いてセミナーに参加をして有益な情報を得ようとしている参加者を満足させることで良好な関係が築けるためです。

良好な関係を築くことで、自社サービスの導入を検討してもらえるようになります。そのため、参加者がどのようなセミナーテーマに興味があるかという観点を大切にして、企画を立案するようにしましょう。

3.講師を選ぶ

セミナーの企画を立案したら、誰が講師をするかを決めていきます。社内の従業員が講師を務める場合は、現場で活躍していたり、テーマについて研究したりする人を選びましょう。

また、セミナーの講師を探す方法もあります。外部の人に講師をお任せする場合は、以下の方法で探してみるとよいでしょう。

【外部講師の探し方】

• セミナーに参加をしてみる
• 講師が運営するYouTubeを視聴してみる
• どのような企業から招待されているかを確認してみる
• テーマに沿った書籍や論文を出しているかを確認する
• 講師のSNSを確認して影響度を確認してみる
• 参加者の年代や性別、セミナーの雰囲気に合った人かを確認する

講師を決めたら、セミナー運営チームを決めていきます。

4.開催日時を決める

セミナーの概要が決まったら、次に開催日時を決めていきます。セミナー集客しやすい曜日や時間帯は決まっていませんが、ターゲットが参加しやすい日時を指定するようにしましょう。

• 経営者の場合…火曜日・水曜日・木曜日の10時～19時
• 会社員の場合…火曜日・水曜日・木曜日の10時～19時
• 個人事業主やフリーランスの場合…火曜日・水曜日・木曜日・土曜日の10時～22時

おすすめは上記の通りで、週初めや週末を避けた日時をおすすめします。

5.会場を予約する

セミナー開催日時を決めたら会場を決めます。

一般的には、自社の会議室を利用しますが、参加人数によってはイベントホールを借りて実施することもあります。

そのため、セミナー参加人数に合わせて適切な広さの会場を予約しましょう。イベントホールを借りる場合は、利用できる時間、備品について押さえておくと慌てずに済みます。

6.セミナー集客

セミナーの概要を決めたら参加者を募集していきます。

7.既存顧客を案内する

既存顧客も対象となるセミナー内容であれば、最初に案内を出しておきましょう。なぜなら、既存顧客は自社サービスに興味・関心を持っているため、声をかければ参加してもらいやすいためです。

既存顧客にセミナー告知をする場合は、過去に接点のある営業担当者の口から伝えてあげるのが良いです。もしくは、気持ちを込めたDMを送るようにしましょう。これらが無理な場合はメールを送付したり、自社ホームページ上で告知したりする方法でも構いません。

過去に接点のある既存顧客は、心を込めた方法でセミナーに招待しましょう。

8.セミナー開催を告知する

新規顧客を集客したい場合は、Web広告やSNS広告などを活用して告知していきましょう。告知方法には、さまざまな方法があります。そのため、どの方法で効果が見込めるかを計測しながらPDCAサイクルを回していきましょう。

9.セミナー開催準備

セミナー参加者を集められたら、セミナー開催の準備を進めていきます。

10.マニュアルを作成する

セミナー開催のための手配や準備、運営には、さまざまなスタッフが関わります。規模の小さなセミナーでも、どのような流れでセミナー運営していくか共有するために、マニュアルを作成しておきましょう。

マニュアルには、「タイムテーブル」「会場見取り図」「サイン計画」「スタッフ配置図」「作業内容」「配布物リスト」「備品リスト」「注意事項」「緊急時の対応」をまとめておくと、スムーズにセミナー開催ができるようになります。

11.配布物を準備する

セミナーで使用する配布物を作成します。

外部の講師を招待してセミナーを開催する場合は、どのような配布物を準備する必要があるかを確認します。

このような場合、社内で完結することができないため、余裕を持ったスケジュールで下記の準備を進めていきましょう。

【配布物】

• セミナーで使用する資料
• 会社案内
• ノベルティ
• アンケート用紙
• 飲み物

12.映像機器を設置する

セミナーで使用する映像機器、音響機器を手配します。レンタルを予定している方は、欠品などが出る恐れがあるため、早めに手配するようにしましょう。

【音響機器】

• アンプ
• マイク
• タイピン型マイクロホン
• チューナーユニット
• スクリーン

11.案内標識を準備する

セミナー参加者が迷わずに会場に来れるように案内標識を作成しておきましょう。数百人にも及ぶ大規模なセミナーでは、スムーズな受付や導線のために案内標識を作成しておくことをおすすめします。

もし案内標識を作成するのが難しいようであれば、デザイン会社相談してみるとデザインをお任せできます。

12.リハーサルを行う

セミナーはスケジュール通りに進めていく必要があります。セミナーの終了時刻を守らなければ、参加者に迷惑をかけてしまいます。そのため、事前にリハーサルを実施して、スケジュール通りに進むか確認しておきましょう。

13.セミナー開催

セミナー当日は、進行状況に気を配り、スケジュールに遅れがないように気をつけましょう。遅れが出そうな場合は、いくつかの項目をカットすることも考慮しましょう。

余裕を持った行動を心がけ、慌てずに進めていくことが大切です。

14.アフターフォロー

セミナー開催後は参加者にフォローをしたり、欠席者にコンタクトをとったりアフターフォローをしていきます。

15.参加者フォローを行う

セミナーに参加してくれた人の中で、アンケートに回答してくれて、自社サービスに興味を持っていそうな人を優先にフォローの電話をしていきます。また、お客様に喜びそうな有益な情報を継続的に発信していき、良好な関係を築いていきましょう。このようにフォローすることで、自社サービスを購入してもらえるようになります。

16.欠席者にコンタクトをとる

やむを得ない理由で欠席した人には、セミナー内容が分かる動画や資料をお送りします。そして、セミナーに興味を持ってくれたことに関してお礼を伝えておきましょう。セミナー内容を共有しておくことで、欠席者とも関係が構築できるようになります。

セミナーの効果測定をする

セミナーを無事に終えたからと満足してはいけません。セミナー参加者に満足してもらえたか、どこか改善すべきポイントはあったかを反省していきます。

また、セミナー集客により商談が獲得できたかなど効果測定をしましょう。PDCAサイクルを回すことで、見込み顧客の施策として良いものかどうか判断できるようになります。

【4】セミナーに関するよくある質問

最後にセミナーに関するよくある質問をご紹介します。

Q.セミナー開催する場合の費用相場を教えてください

セミナー内容や参加人数により費用相場は変動しますが、以下ぐらいを踏まえておくと良いでしょう。

• 企画提案…10万円～100万円
• 問い合わせ事務局…15～30万円
• 講師代…15～100万円
• 運営スタッフ費…10万円
• 会場費…10～30万円
• 広告費…10～50万円

しかし、上記を社内で行えばセミナー開催の費用を安く抑えることができます。

Q.オンラインセミナーを開催する際のコツを教えてください

近年はオンライン形式のセミナーが増えています。オフラインセミナーとオンラインセミナーは特徴が異なるため、以下のようなポイントを押さえておくとよいでしょう。

• オーバーリアクションをする
• ゆっくりと大きな声で話す
• カメラ目線を意識する
• ジェスチャーを使用する
• 情熱的に説明する

Q.セミナー開催を代行することは可能でしょうか？

セミナーの企画・立案や運営などのリソースがない場合は、代行業者に依頼するのも1つの方法です。

企画から運営、効果検証までワンストップで行ってくれる業者もあれば、企画だけを行ってくれる業者もあります。

株式会社マイナビが運営するTECH+では、セミナー集客を代行しています。IT企業様でセミナー集客にお悩みの場合は、ぜひご相談ください。

【5】まとめ

セミナー（seminar）とは、講師の指導のもと、参加者が特定のテーマについて学ぶ場をいいます。特定のテーマに関して興味・関心を持っている人が自主的に参加しているため、話を聞いてもらいやすいです。

有責な情報を提供し、参加者に満足してもらえたら、自社のファンになってもらえて商品が売れやすくなります。顧客獲得に有効な施策のため、ぜひ、この記事を参考にしながらセミナー開催してみてください。