【1】ウェビナー案内メール、書き方の基本と必要項目

効果的なウェビナー案内メールを作成するためには、まず基本となる書き方と必ず盛り込むべき項目を理解することが不可欠です。

ウェビナーの案内メールに含めるべき主な項目は以下の通りです。

• 件名
• 挨拶と開催主旨
• ウェビナーの対象者
• 登壇者・講師紹介
• 申し込み方法
• 参加費
• 問い合わせ先・署名

各項目の役割と書き方を詳しくチェックしていきましょう。

1.件名

ウェビナー案内メールの件名は、開封を左右する最初の接点です。多忙なビジネスパーソンは日々多くのメールを受け取るため、件名だけで瞬時に内容を判断する場合が多く、件名が魅力的でなければ、本文が読まれる機会を失ってしまいます。

「セミナーのご案内」のような抽象的な件名は開封されずに埋もれやすいため、「【7月10日開催】初心者向け！Zoomで集客率300%UPテクニック」のように、開催日時、ターゲット、具体的なメリット（数字提示が効果的）を盛り込むことが大切です。

さらに以下のポイントを意識することで、読者の課題解決や参加メリットを件名で端的に示し、開封を促しましょう。

• 重要なキーワードは前半に配置する
• スマートフォンでの表示を考慮し、20～30字程度に収める
• 【限定特典】のような記号や、パーソナライズを活用するのも有効 
  
  

2.挨拶と開催主旨

ウェビナー案内メール本文は丁寧な挨拶から始め、内容に誘導することが基本です。特に社外や初対面の相手には、礼儀正しい言葉遣いが求められます。

次に、ウェビナーの開催主旨や目的を明確に伝えましょう。受信者はメール冒頭で自身への有益性や参加価値を判断するため、「この度、〇〇課題解決の一助となるウェビナーを開催する運びとなりました」といったように、ウェビナーの主旨を端的に伝えるのがポイントです。「〇〇ノウハウ習得」や「△△業務効率化」など参加者が得られる具体的なメリットを示し、参加するモチベーションを高めましょう。

3.ウェビナーの対象者

ウェビナーの対象者を具体的に示すと、案内メールの訴求力が高まり、参加率の向上につながります。対象者を記載する際は、以下のように職種や役職、課題、スキルレベルなどを具体的に示すのがポイントです。

• 新規リード獲得に悩むBtoBマーケティング担当者
• 中小企業の経営者・DX推進担当者
• Pythonの基礎を学びたい初心者

案内メールでは「このような課題はありませんか？」「〇〇でお困りの方へ」のように具体的な悩みを提示して、共感を呼び起こすのも効果的です。

4.登壇者・講師紹介

ウェビナーへの興味を促すためには、内容の質だけでなく、登壇者や講師の信頼性や専門性も欠かせません。特に、その分野で著名な専門家や影響力のある人が登壇する場合は、講師の存在自体が集客のきっかけになります。案内メールで登壇者の専門知識や実績を具体的に紹介することで、参加率の向上を目指しましょう。

5.申し込み方法

ウェビナーの案内メールでは申し込み方法を明確にわかりやすく提示しましょう。申込手順が複雑だと、関心があっても離脱の可能性が高まります。下表のポイントを意識して、スムーズに導線を設計することで、ユーザーの離脱を防ぎ、申込数の向上につながります。

6.参加費

ウェビナーが無料か有料か、参加費の明確な記載も重要です。参加費の情報がないメールは、受信者が高額費用を懸念するおそれがあるため避けましょう。有料の場合は、専門知識の習得や限定資料の配布など価格以上の価値を具体的に提示し、納得感を高めて申し込みにつなげるのがポイントです。

7.問い合わせ先・署名

ウェビナー案内メールの結びとして、問い合わせ先や送信者の正式な署名を明記しましょう。署名は受信者からの信頼を得る上で不可欠です。連絡可能な窓口を提供することで参加への懸念を払拭し、申込を促します。記載を推奨する情報は以下の通りです。

• 会社名
• 部署名・事務局名
• （必要に応じて）担当者の役職・氏名
• メールアドレス
• 電話番号（平日 9:00～17:00など受付時間を併記すると丁寧です）
• （必要に応じて）所在地、FAX番号、ウェブサイトURLなど

情報が不足すると受信者は不信感を抱くかもしれません。問い合わせ窓口を設け、迅速に対応できる体制を整えましょう。メールソフトの署名機能を活用し、常に正確な情報が記載されるように設定しておくと安心です。

【2】参加につながるウェビナー案内メールをつくる5つのコツ

ここでは、ウェビナーの参加率向上に効果的な案内メールを作成するための5つの重要なコツを紹介します。

• 参加するメリットをアピールする
• 希少性や限定感で参加意欲を高める
• 申し込み方法をわかりやすく記載する
• 参加者の声・Q&Aを活用して安心感を与える
• ABテストで案内メールの件名や本文を継続的に改善する

1.参加するメリットをアピールする

ウェビナー案内メールで重要なのは、参加メリットを明確に伝えることです。多忙な方は、価値ある情報にしか時間を使いません。新しい知識や課題解決のヒントなど、得られる具体的な利益をわかりやすく提示しましょう。

たとえば、件名や本文冒頭に「最新マーケティング戦略を習得し、売上向上につながる手法を解説」と具体的に書くと、受信者は「自分に必要な情報だ」と感じやすくなります。「実践テンプレート進呈」のような特典も有効です。

2.希少性や限定感で参加意欲を高める

ウェビナー案内メールで参加者の関心を高めるには、希少性や限定感を訴えることが有効です。「残りわずか」「期間限定」などの言葉は、手に入りにくいものは価値が高い」という人間心理に働きかけます。

無料ウェビナーは「いつでも参加できる」と思われがちです。そこで、「先着30名限定」「3日間限定案内」「早期申込特典を進呈」といったフレーズで「今申し込まないと損」という意識を喚起し、行動を促しましょう。

3.申し込み方法をわかりやすく記載する

ウェビナーに関心があっても、申し込み方法が複雑だと参加意欲が下がるおそれがあります。受信者の手間を徹底的に省き、スムーズな登録を促しましょう。

• 「申し込む」「登録する」など、行動を促す明確な言葉をCTA（Call to Action）に使う
• 申し込みフォームの入力項目は本当に必要なものだけに絞り込み、応募の負担を軽減する
• 「登録は1分で完了」「お名前とメールアドレスのみ」など、手軽さを伝えて心理的なハードルを下げる
• どこをクリックすれば申し込めるのか、一目でわかるデザインと迷わせない導線設計を心がける 

4.参加者の声・Q&Aを活用して安心感を与える

過去に参加した人の感想やQ&Aが事前にわかれば、ウェビナーに安心して申し込めます。

参加者の感想を引用する際は、どのような立場の方が、どのようなメリットを得られたのかがわかる声を活用しましょう。

【参加者の声の例】

• 「業務改善のヒントを数多く得られた（営業・30代）」
• 「初心者にもわかりやすい内容だった（企画・20代）」

Q&Aは、ウェビナーに慣れていない方が参考にする傾向があるため、視聴方法や後日の配信有無など、不安に思うであろう情報をまとめるのがポイントです。

【Q&A例】

• Q：録画は後日見られますか？
• Q：PC初心者でも大丈夫ですか？

5.ABテストで案内メールの件名や本文を継続的に改善する

ウェビナー案内メールは、一度作成して終わりではありません。多くのターゲット層に興味を持ってもらい、実際の参加へつなげるには、メール内容の継続的な改善が求められます。

その有効な手法がABテストです。ABテストとは、メールの件名や本文などを2パターン（Aパターン・Bパターン）用意し、どちらがより良い成果が出たのかを検証する手法です。

配信リストを2つのグループに分けて、異なる内容のメールを同時に配信し、開封率やクリック率、申込率などの指標を測定・比較するとよいでしょう。

【3】＜シーン別＞ウェビナー案内メール例文・テンプレート

ウェビナー案内メールの効果を高めるには、「誰に」「いつ」「どのような目的で」送るのか、シーンにあわせた内容にすることが必要です。ここでは、ウェビナー案内メールの4つのシーンで使える例文・テンプレートを紹介します。

• 申し込み後の初回案内メール
• リマインドメール
• 既存顧客・見込み客への案内
• 新規リストへの案内

1.申し込み後の初回案内メール（例文）

ウェビナーへのお申し込み後に最初に送付する案内メールは、参加者に安心感を提供し、開催当日までの期待感を醸成する上で重要な役割を担います。まず、メール冒頭でお申し込みいただいたことに対する感謝の意を伝えましょう。

2.リマインドメール（例文）

ウェビナーのリマインドメールは参加率を上げる重要な施策です。適切なタイミングで内容を変えながら複数回送り、ウェビナーの価値を思い出してもらいましょう。とくに無料ウェビナーでは申し込んだことを忘れることもあるため、リマインドメールは参加意識を高め、直前の不参加も減らします。

3.既存顧客・見込み客への案内（例文）

既存顧客や見込み客へのウェビナー案内では、行動履歴や興味を考慮したパーソナルな情報提供が重要です。画一的な案内より高い参加率・エンゲージメントが期待できます。彼らの課題解決や明確なメリットにつながる情報を提示することで「自分のためだ」と感じてもらいやすくなります。

4.新規リストへの案内（例文）

新規リストへウェビナーを案内する際は、信頼の構築と参加で得られる明確な価値提示が求められます。新規リストの受信者は自社やテーマの事前知識がないため、メール開封自体のハードルが高めです。そのため、件名でいかに興味を引くかが最初の関門となります。

【4】効果的なウェビナー案内メールの配信タイミングと頻度

ここではウェビナー案内メールをいつ、どのくらいの頻度で送るのがもっとも効果的かについて解説します。配信タイミングと頻度に関するポイントは、以下の4つです。

• ターゲットに開封されやすい曜日・時間帯に送る
• 最適な送信頻度で複数回送る
• ステップメールを活用し段階的に送る
• 開催数日前に参加を促すリマインドメールを送る

1.ターゲットに開封されやすい曜日・時間帯に送る

ウェビナー案内メールの効果を最大限引き出すには、ターゲットが開封しやすい曜日・時間帯を想定し、適切なタイミングで送ることが大切です。タイミングを外すと、案内が他のメールに埋もれて読まれないかもしれません。

BtoB向けなら平日午前中、BtoC向けなら平日夜間や週末が開封されやすい傾向があります。

過去のメール配信データやサイトアクセス解析を参考に、自社ターゲットがもっともアクティブな時間帯を分析しましょう。異なる曜日・時間帯でABテストを実施し、開封率やクリック率を比較検証することで、より効果的な配信タイミングを見つけられます。

2.最適な送信頻度で複数回送る

ウェビナーの参加申し込み数を増やし、当日の参加率を高めるためには、案内メールの配信頻度を工夫しましょう。一度だけで済ませるのではなく、適切な頻度で複数回に分けて配信すると効果的です。

ただし、頻繁すぎるメールは「しつこい」印象を与えかねず、迷惑メール報告や購読解除のリスクも高まります。受信者の負担にならない範囲で計画的に複数回送り、内容を工夫して参加意欲を持続させることが成功のポイントです。

【段階的な情報提供の例】

• 開催2週間前：初回の総合的な案内
• 開催1週間前：得られる具体的メリットや講演者の魅力を深掘り
• 開催3日前～当日午前：最終確認を促すリマインド

 各メールで異なる角度からウェビナーの価値を訴求することで、受信者の興味・関心を持続させられます。

3.ステップメールを活用し段階的に送る

ステップメールとは、特定のアクションを起点に複数段階に分けてメールを自動配信する仕組みです。ステップメールの活用で、ウェビナー申込者や見込み客に開催まで自動的に情報を提供し、興味・参加意欲を高められます。

ステップメールの具体的な活用例は、以下の通りです。

1. 【ウェビナー登録完了直後（ウェルカムメール）】
   まず感謝を伝えるとともに、ウェビナーの概要や参加によって得られる主なメリット、今後の情報提供に関する予告などを記載したメールを送信する。
   
   
2. 【開催1週間前】
   「本ウェビナーで重点的に解説する3つのポイントと、それらによって解決が期待できる課題」といった参加メリットを再度アピールするメールを配信する。
   
   
3. 【開催3日前】
   「講師の詳しいプロフィール紹介と、ウェビナーをより有益にご活用いただくための事前準備のお願い」といった開催に向けた案内を行うメールを送信する。
   
   
4. 【開催前日】
   「参加用URL（Zoomなど）と当日のタイムスケジュール、質疑応答に関するご案内」など、直前のリマインド情報を届ける。

4.開催数日前に参加を促すリマインドメールを送る

ウェビナーの開催日が近づいたら、参加予定者へリマインドメールを送りましょう。とくに無料で開催されるウェビナーの場合、参加への意識が薄れやすい傾向があります。多忙な方々のうっかり忘れを防ぎ、参加者の離脱を最小限にするためにリマインドメールは効果的です。

リマインドメールはウェビナーの開催を改めて意識させるほか、当日のスムーズなアクセスを支援する役割を担います。丁寧なリマインドは主催者の配慮を示し、企業やブランドへの信頼感向上にも寄与します。

【5】ウェビナー案内メール送信時の注意点

ウェビナー案内メールを送信する際には、受信者に不快感を与えないために、おさえておくべき注意点があります。

• BCC設定ミスによる個人情報漏洩を防ぐ
• 送信前に誤字脱字・リンク切れ・表示崩れを必ず確認する
• 参加に必要なURL・IDなどの情報に誤りがないか確認する

これら3つの注意点について、具体的な対策と未然に防ぐためのポイントを詳しく解説します。

1.BCC設定ミスによる個人情報漏洩を防ぐ

ウェビナー案内メールの一斉配信時、BCC設定ミスは深刻な個人情報漏洩につながる危険があるため注意が必要です。ミス防止策として、BCCでメールを一斉送信する際は事前に宛先設定を複数人でチェックしましょう。

可能であればメール配信ツールやMAツールを導入することで人為的ミスを防ぎ、個人情報の保護と企業の信頼性維持に努めてください。

2.送信前に誤字脱字・リンク切れ・表示崩れを必ず確認する

ウェビナー案内メール送信前に、本文の誤字脱字、リンクの有効性、HTMLメールの表示崩れがないか複数の環境で確認しましょう。主要なPCメールソフト（Outlook、Gmailなど）に加え、複数のスマートフォン（iPhone、Androidなど）や各種メールアプリで表示を確認するなど、専用のチェックリストをつくり、複数人でチェックすることで、ミスを防ぎやすくなります。

3.参加に必要なURL・ID等の情報に誤りがないか確認する

案内メールに記載する配信プラットフォームのURL、ID、パスコード情報に誤りがないか、送信前に細心の注意を払い確認しましょう。これらは参加するための必須情報であり、ひとつでも間違っていると多大な迷惑と混乱が生じます。クレームやSNSでの炎上に発展して、主催企業や講師への信頼も損ねる恐れもあります。

過去には、開始直前まで正しい情報が周知されず、多数の参加希望者がSNSで混乱の声を上げ、主催者へ問い合わせが殺到といったトラブル事例もありました。自分自身やチームメンバーが参加者と同じ立場で問題なく入室できることを確認してから、正確な情報をメール本文にコピー＆ペーストしましょう。