ウェビナーを開催するにあたって「どの配信方法が良い？」「成功のコツは？」とお悩みではありませんか。本記事では年間100件超のウェビナーを開催してきた知見から、配信方法の選び方や成果につながるコツを解説します。ウェビナーを成功させてリード獲得や売上向上を実現したい企業の担当者様はご参考にしてください。
ウェビナーの3つの配信形式
ウェビナーの開催方法・配信形式は主に3つの種類があります。ウェビナーの目的やターゲット、コンテンツ内容にあわせて最適な方法を選ぶことが、成果を最大化する第一歩です。
- リアルタイム配信
- オンデマンド配信（録画配信）
- ハイブリッド配信
3つの形式は、どれか1つが優れているわけではありません。ライブ感を取るか、参加者の時間の自由度を取るかで最適な選択が変わります。たとえば新製品発表会のようにその場の熱量や反応を伝えたい場合はリアルタイム配信が向き、研修のように参加者が自分のペースで見返したい場合はオンデマンド配信が向いています。どちらの要素も取り込みたい大型セミナーでは、ハイブリッド配信が選択肢になります。
以下の表で、4つの軸から3形式を比較しました。あわせて配信形式ごとの特徴とポイントを解説します。
リアルタイム配信（ライブ配信）
リアルタイム配信は、テレビの生放送のようにライブ形式でウェビナーを実施する方法です。開催日時に集まった主催者と参加者が、一体となってセミナーを作り上げていくイメージを持つとよいでしょう。
リアルタイム配信の最大の魅力はライブ感です。チャットやQ&A機能を使えば、参加者とリアルタイムでコミュニケーションが取れ、疑問をその場で解消できるなど、活気ある質疑応答が期待できます。
リアルタイム配信は新製品発表会や専門的なセミナーなど、参加者との双方向性が重視される場合に特に有効です。参加者の熱意を直接感じられるのも大きなメリットで、満足度の向上や内容の深い理解につながります。
ただし、生放送であるため、映像や音声トラブルに対する十分な備えが不可欠です。また、一度発信した内容の修正は困難なため、事前のリハーサルを入念に行うことが求められます。
オンデマンド配信（録画配信）
オンデマンド配信（録画配信）は、事前に収録・編集した動画コンテンツを参加者が好きなタイミングで視聴できる形式です。参加者が自分のペースで内容を理解したい場合や、企業が質の高いコンテンツを継続的に提供したい場合に適しています。
視聴者にとってオンデマンド配信形式は時間や場所に縛られることなく、再生、一時停止、早送り、巻き戻しなどを自由にできることがメリットです。
企業側は事前にコンテンツを編集できるため、質の高い情報提供やブランドイメージに沿った演出が可能です。一度作成したコンテンツを繰り返し活用できるため、研修資料や製品デモンストレーション、過去イベントのアーカイブなど、多様な用途に活用できます。
アーカイブとして公開する場合は、視聴期限を設けるかどうかも決めておきましょう。期限を設けなければ長期的な資産として活用できますが、「いつでも見られる」ことが後回しの理由になり、視聴されないまま埋もれるリスクもあります。開催後1〜2週間など期限を区切って告知すると、期限内の視聴を促す効果が期待できます。視聴期限を設ける場合と設けない場合、どちらにするかは集客計画とあわせて事前に決めておくとよいでしょう。
ハイブリッド配信
ハイブリッド配信はライブ配信とオンデマンド配信を組みあわせた方法です。開催する企業は、イベントの臨場感を保ちつつ、多くの人が時間的な制約なくアクセスできる環境を提供できます。
ハイブリッド配信の開催例としては、まずセミナーやイベント会場の様子をライブ配信し、オンラインからもリアルタイムで参加できるようにします。その後、ライブ配信の録画映像を編集し、オンデマンドコンテンツとして公開・提供するといった流れが代表的です。
ハイブリッド配信は多様化する視聴者のニーズに応え、機会損失を防ぐという観点からも、現代のウェビナー戦略において重要な選択肢の一つです。リアルタイムの熱気や一体感を伝えながら、当日参加できなかった方や内容を再確認したい方へのフォローも可能になり、イベント全体の価値を高められます。
【補足】疑似ライブ配信
疑似ライブ配信とは、事前に収録した映像を、決まった日時に配信する形式です。視聴者から見ると、あらかじめ決められた開始時刻に映像が始まる点はリアルタイム配信と同じですが、配信されている内容そのものは収録済みの映像です。
登壇者は当日の配信トラブルを心配する必要がなく、話す内容にも間違いがありません。一方で、チャットやQ&Aを運営側がリアルタイムで見ながら対応することで、視聴者からは「ライブで見ている」体験に近い感覚を持ってもらえます。収録の質を保ちながら、開催日時という区切りによる集客効果も両立できる方法です。
自社に合った配信形式の選び方
ウェビナーの開催方法にはリアルタイム配信、オンデマンド配信、ハイブリッド配信の3種類があると説明しましたが、自社の目的や状況に最適なものを選ぶことが重要です。
ウェビナーの開催方法を選ぶ際のポイントは以下の4つです。
- 目的に合わせて選ぶ
- 参加者の働き方とITリテラシーに合わせて選ぶ
- 視聴者とのコミュニケーションを重視するかで選ぶ
- 予算とリソースに応じて選ぶ
各ポイントを慎重に検討し、効果的なウェビナー戦略を立てていきましょう。
目的に合わせて選ぶ
ウェビナーを開催するうえで、最初に明確にすべきことが「何のためにウェビナーを行うのか？」という目的です。ウェビナーの目的が決まらないと、配信形式や内容、成果を測る指標（KPI）も定まりません。
たとえば下表のように、目的によってアプローチは変わってきます。
目的を具体的にすることで、「誰に、何を、どう届け、どのような成果を目指すか」というウェビナーの全体像が明らかになり、最適な開催方法が自然と絞り込めます。
参加者の働き方とITリテラシーに合わせて選ぶ
ウェビナーのターゲット像を具体化しておくことも大切です。業種、役職、働き方、ITスキルを考慮して、参加しやすく内容に集中できる開催方法を選択しましょう。
たとえば、以下のような使い分けが効果的です。
- 多忙なBtoBマネージャー層には、短時間セッションやオンデマンド配信
- ITスキルに差がある場合は、Zoomなど利用者が多いツールやブラウザ視聴
- BtoC若年層向けなら、スマホ視聴前提のデザインやSNS集客
開催前に参加方法や配信ツールの使い方を丁寧に案内しておくと、ITに不慣れな方も安心でき、参加率や満足度の向上につながります。
視聴者とのコミュニケーションを重視するかで選ぶ
ウェビナーを計画する上で、視聴者とどれくらい深くコミュニケーションを図りたいかによって、最適な配信形式や活用すべき機能は大きく変わります。リアルタイムの質疑応答やチャット、投票といった双方向性は、参加者のエンゲージメントと理解度を高め、満足度向上につながります。
活発に意見交換したいなら、Q&A・チャット機能が充実したZoomなどでのライブ配信が最適です。モデレーターやスクリプトの準備も運営を円滑にします。情報提供を主な目的とするならオンデマンド配信も有効です。目指すコミュニケーションの形を具体的にイメージして、開催方法を選びましょう。
予算とリソースに応じて選ぶ
ウェビナーの開催方法を選ぶ際は、予算と社内リソース（人員・時間・スキル）の現実的な見極めが重要です。予算オーバーやリソース不足になって頓挫しては元も子もありません。無理なく最大の効果を目指しましょう。
2つのパターンを整理すると、以下のようになります。
事前に費用対効果をシミュレーションしておくと、社内承認もスムーズに進みやすいでしょう。
ウェビナーの開催に必要な準備
ウェビナーを成功に導くためには、念入りな準備が欠かせません。ツールの選定から資料作成まで、一つひとつの事前準備が円滑な運営や魅力的な配信につながります。
ウェビナーを開催する際に必要な準備は、以下の4つです。配信ツール・機材・配信場所・資料の4つは、どれか1つが欠けても当日の品質に直結します。順番に準備を進めていきましょう。
- ZoomやTeamsなど配信ツールの選定
- カメラやマイクなどの準備
- 配信場所の選定
- トークスクリプトやプレゼン資料の作成
配信ツールを選ぶ
ZoomやTeamsなどのウェビナー配信ツールは数多く存在し、それぞれ機能や特徴が異なります。ウェビナーを成功させるためには、目的に合ったツールを選ぶことが不可欠です。5つの選定ポイントを、確認すべきことと見落としやすい点に整理しました。
各ツールの特徴や料金、サポートを比較し、無料トライアルで事前確認することを推奨します。自社のニーズに合わないと成果が出ず、参加者にも不便をかけるため慎重に選定しましょう。
カメラ・マイク・照明を用意する
ウェビナーの印象は、映像や音声の品質に大きく左右されます。内容がよくても、映像が不鮮明、音声が不明瞭では視聴体験が低下し、途中離脱の原因にもなりかねません。より良い画質や音質を目指すなら、PC内蔵ではなく専用の外部機器を準備することを推奨します。
カメラは最低フルHD（1920x1080ピクセル）画質、フレームレート30fps以上の外部Webカメラを選びましょう。選定基準としては、暗い会議室でもノイズが少なく映る「低照度に強いモデル」や、センサーサイズが大きく光を多く取り込めるモデルがおすすめです。
マイクは雑音を拾いにくくクリアな音声が特徴の単一指向性USBマイクやヘッドセットが適しています。照明も重要です。リングライトなどで顔を明るく映せば映像全体の質感が向上します。機材を調達できたら、必ず配信ツールとの接続テストとリハーサルを行いましょう。
配信場所と通信環境を整える
ウェビナーを配信・撮影する場所も品質に大きく影響します。まず静音性です。外部騒音やオフィス内の雑音、自宅の生活音は集中を妨げるため、静かな個室を確保しましょう。次に背景です。整理整頓を基本として、生活感の映り込みは避けましょう。無地の壁やロゴパネル、バーチャル背景（グリーンバック併用推奨）を使用するのがおすすめです。
もっとも重要なのが安定したインターネット環境です。可能な限り有線LAN接続を使用しましょう。Zoomのシステム要件では、ウェビナー配信時に推奨されるアップロード速度は3Mbps以上とされています。事前に回線速度テストサイトでチェックした上で、バックアップ回線としてモバイル接続ができる環境を用意しておくと安心です。
出典：Zoomサポート「Windows、macOS、Linux のシステム要件」
トークスクリプト（台本）とプレゼン資料を作る
事前にトークスクリプト（台本）を作成したり、わかりやすいプレゼン資料を準備したりすることもウェビナーの成功に不可欠です。トークスクリプトは、ウェビナー全体の流れや時間配分を管理し、伝えるべき情報を漏れなく構成するために役立ちます。挨拶からCTAまで含め、BtoBでは課題解決型のストーリー構成が効果的です。
プレゼン資料は「1スライド1メッセージ」を基本に、図やイラストを効果的に活用し、情報を詰め込みすぎないように構成するのがポイントです。フォントや配色も見やすさとブランドイメージを考慮しましょう。
完成後はトークスクリプトと資料を活用しながら複数人でリハーサルし、確認・修正を重ねることで、より完成度の高いウェビナーを実現できます。
ウェビナーを開催する5つのステップ
ここでは、ウェビナーを成功に導くための5つのステップをはじめて開催する方にもわかりやすく解説します。
- ウェビナーの企画・準備
- ウェビナーの集客・告知
- ウェビナー開催当日の運営
- ウェビナー開催後のフォローアップ
- 効果測定と改善
ウェビナーは、しっかりと手順を踏んで開催することで、効果を期待しやすくなります。準備から当日までのステップをひとつずつ進め、魅力的なウェビナーを開催しましょう。
企画を立て、企画書にまとめる
ウェビナーを成功させるための第一歩は、明確な目的設定と誰に何を伝えるかを具体化する企画準備です。この初期計画が、全体の方向性と成果を大きく左右します。
たとえば「新製品認知度20%向上、見込み客100件獲得」などの具体的な目標を立てましょう。次に「中小企業の30代マーケター、業務効率化に関心」といった詳細なペルソナを設定し、その課題やニーズを深掘りします。BtoBなら技術詳細や導入事例、BtoCならライフスタイルの変化など、ターゲットにあわせたテーマと内容を検討することが重要です。
検討した内容は、企画書の形にまとめておくと社内の合意形成がスムーズになります。企画段階で決めるべきことが多岐にわたるため、口頭やメモだけで進めると抜け漏れが生じやすくなります。以下の8項目を押さえておけば、関係者への説明や承認の際に迷いません。
ZoomでウェビナーとしてBtoBセミナーを配信する場合、通常のZoomミーティングとは別に、Zoom Webinarsのライセンスが必要です。ライセンスを用意したら、スケジュール設定・参加者の登録設定・パネリスト（登壇者）の招待を事前に行い、当日は開始時刻に配信を開始する、という流れになります。
画面上の具体的な操作手順は、Zoom公式サポートで随時更新されているため、最新の手順は公式サポートをご確認ください。ツールごとの機能や料金の比較は、下記の記事もあわせてご参照ください。
参考：Zoom公式サポート
集客・告知する
魅力的なウェビナーも、情報がターゲットに届かなければ参加者は集まりません。効果的な集客・告知は成果を左右する重要プロセスです。まずターゲットが利用する情報チャネルを把握し、メルマガやSNS広告、オウンドメディアなどを組みあわせた計画を立てましょう。たとえば、以下のような施策・計画を立てるのがおすすめです。
- 既存顧客へは関心を高めるメルマガを数回配信
- SNS広告はターゲット属性を細かく設定し視覚的に訴求
- LPではメリットや特典をわかりやすく提示
- 登録フォームは入力項目を最小限にする
- 開催直前にリマインドメールを送る
なお、SNS広告をはじめとするオンライン広告の活用方法や、メルマガ、オウンドメディアのより詳細な運用については、以下の記事で詳しく解説しています。ウェビナー集客の幅をさらに広げたい方は、ぜひ参考にしてください。
当日を運営する
ウェビナー当日の運営は、参加者の満足度と企業の印象を左右します。スムーズな進行と参加者に配慮した丁寧な対応で価値ある時間を提供することが大切です。そのためには、徹底したリハーサルと明確な役割分担が必要となります。
司会者、登壇者、Q&A担当などの役割を定め、タスクや連携を記した進行スケジュールやトークスクリプトを準備します。Q&A担当は質問へ迅速かつ丁寧に対応し、双方向のコミュニケーションでエンゲージメントの向上を目指しましょう。
技術面では、開始までにゆとりを持って時間を確保し、PCやマイクなど機材の最終チェックとツールの動作確認を行いましょう。画面共有や音声・映像品質も入念にテストします。万が一のトラブルに備え、代替機材や対応手順の事前共有も重要です。
開催後にフォローアップする
ウェビナーをビジネスチャンスにつなげるためには、開催後の迅速かつ戦略的なフォローアップが不可欠です。参加者との関係を継続し、見込み顧客を育成するプロセスと捉えてください。
まず、ウェビナー終了後は遅くとも24時間以内を目安に、参加者全員へお礼メールを送信します。その際、資料ダウンロードリンクやアーカイブ動画のURL、アンケート協力依頼も忘れずに記載しましょう。
集まったアンケート結果や参加者の行動データを分析し、関心度やニーズを把握することが大切です。これらの情報をもとに、MA（マーケティングオートメーション）ツールなどを活用して参加者をセグメント化し、それぞれにあわせた情報提供やアプローチを行います。
たとえば、個別相談を希望する参加者へは、営業担当者が速やかに連絡を取り、商談へとつなげます。きめ細やかなフォローを通じて、継続的な関係構築を目指しましょう。
効果を測定し、次回に活かす
ウェビナーは開催したら終わりではなく、成果を客観的なデータで評価し、改善を重ねることが長期的な成功に不可欠です。効果測定で得られた知見を次回の企画に活かし、質の高い情報提供と投資対効果の向上を目指しましょう。
まず、企画時に設定したKPI（申込数・参加率・アンケート回答率・CVRなど）を集計し、目標達成度を検証します。未達成の項目は、原因を深く掘り下げて考えます。分析結果をチームで共有し、改善策を次回の計画に反映するPDCAサイクルを回すことが、ウェビナーの質や運営能力の向上につながります。
ウェビナーでリードを獲得する5つのコツ
ここまでの章で、配信形式の選び方と開催の5つのステップを解説しました。この章では、それらを実践したうえで、さらにリード獲得の成果を伸ばすための5つのコツを紹介します。
5つのコツはいずれも、企画や運営の「その先」にある判断です。開催日時の決め方、冒頭の作り方、アンケートの設問、アーカイブの扱い方、フォローの出し分け方について、それぞれ解説します。
開催日時と開催時間の長さを決める
開催日時は、ターゲットの業務時間を踏まえて決めます。BtoBの場合、火曜〜木曜の午前中は比較的スケジュールが埋まりにくく、参加しやすい傾向があります。月曜は週明けの業務対応、金曜は週末前の切り上げが優先されやすいためです。
開催時間の長さは、内容に対して長すぎないことが重要です。情報提供が中心なら30〜45分、質疑応答を含めるなら60分程度を目安にすると、集中力が続く範囲に収まります。90分を超える場合は、途中に休憩や質疑応答の時間を挟むなど、参加者の集中力を保つ工夫が必要です。
冒頭5分で離脱を防ぐ
ウェビナーは、冒頭の数分で「この先も見続けるか」が決まります。開始前のスライドで開始時刻と内容を予告し、開始後はまず自己紹介、次にその日話す内容（アジェンダ）を提示する順番で構成してください。
いきなり本題に入ると、参加者は「自分に関係のある話か」を判断できず離脱しやすくなります。逆に、自己紹介やアジェンダの説明が長すぎても、本題を待ちきれずに離脱されます。開始から本題に入るまでは3〜5分程度を目安にしてください。
アンケートで商談につながる情報を集める
ウェビナー後のアンケートは、満足度だけを聞いて終わりにしないことが重要です。「導入をご検討中の時期」「ご予算感」「現在の課題」といった設問を加えることで、アンケート回答自体が営業へ引き継ぐための情報になります。満足度だけを聞くアンケートでは、参加者が「良かった」と答えても、それが商談につながるかどうかは判断できません。
設問数が多いと回答率が下がるため、必須項目は5問前後に絞り、任意項目で深掘りする構成がおすすめです。回答結果はMAツールでスコアリングし、営業への連携基準として活用してください。
アーカイブ配信で申込者の取りこぼしを防ぐ
ウェビナーの申込者のうち、当日実際に参加する人は一定割合にとどまります。当日参加できなかった申込者にも、アーカイブ動画を視聴期限付きで送ることで、取りこぼしを防げます。
期限を設けずに送ると、「いつでも見られる」という安心感からそのまま視聴されずに終わることが少なくありません。開催後1〜2週間程度の期限を設定し、期限が近づいたタイミングでリマインドを送ると、視聴率の向上が期待できます。アーカイブ視聴者の行動データも取得できるため、当日の参加者と同じようにフォローの対象に加えてください。
申込者・参加者・不参加者で追いかけ方を分ける
ウェビナー後のフォローは、全員に同じメールを送るのではなく、「申込んで参加した人」「申込んだが参加しなかった人」で内容を分けることが重要です。
参加者には、当日の内容を踏まえた個別相談の案内やアンケートで得た関心事項に沿った情報を送ります。不参加者には、アーカイブ動画の案内を中心に送り、視聴後の行動（クリック・視聴時間）をもとに、あらためてフォローするかを判断します。MAツールを使えば、こうした行動に応じたメールの出し分けを自動化できます。
ウェビナーの開催方法に関するよくある質問
ウェビナーのやり方は？
まず、リアルタイム配信・オンデマンド配信・ハイブリッド配信の3つから配信形式を選びます。そのうえで、企画、集客・告知、当日の運営、開催後のフォローアップ、効果測定の5つのステップで進めます。最初に決めるべきは開催の目的です。リード獲得が目的なのか、既存顧客への製品説明なのかによって、選ぶ形式もテーマも変わります。
Zoomでセミナーを開催するにはどうすればいいですか？
Zoomでセミナーをウェビナー形式で配信する場合は、通常のZoomミーティングとは別に、Zoom Webinarsのライセンスが必要です。ライセンスを用意したら、ウェビナーのスケジュールを設定し、参加者の登録フォームを作成して、登壇者をパネリストとして招待します。詳しい操作手順は、Zoom公式サポートの「Zoom Webinars入門」をご参照ください。
ウェビナーの形式にはどんな種類がありますか？
主に3種類あります。開催日時に生放送で配信するリアルタイム配信、事前に収録した動画を参加者が好きなタイミングで視聴するオンデマンド配信、その2つを組み合わせたハイブリッド配信です。このほかに、録画した映像を決まった日時に配信する疑似ライブ配信という方法もあります。
ウェビナーの企画書には何を書けばよいですか？
開催の目的、目標（KPI）、ターゲット、テーマとタイトル、配信形式、アジェンダ、登壇者と運営体制、集客計画と開催後のフォローの8項目を押さえておくと、社内の合意が取りやすくなります。とくに目標は、申込数だけでなく商談化数まで決めておくと、開催後の効果測定で振り返りができます。
ウェビナーのアーカイブはどう扱えばよいですか？
当日参加できなかった申込者へのフォローとして、アーカイブ動画を送るのが一般的です。視聴期限を設けると、期限内の視聴を促す効果があります。アーカイブ視聴者の行動データも取得できるため、当日の参加者と同じようにフォローの対象に加えてください。
白田 翔也
TECH+
マーケティング責任者
マーケティング責任者
不参加者がでないよう自社で取り組んでいる取り組みを紹介すると、「1週間前」「3日前」「前日」「当日」の4回にわけてウェビナーのリマインドメールを送っています。
また、リマインドメールでは魅力を再訴求するために
・当日の見どころ
・学べるポイント
・講演内容の一部
を案内し、参加意欲を高めています。
ウェビナー支援サービスの利用も選択肢のひとつ
ウェビナーでより大きな成果や運営の質向上を目指したい場合は、専門の支援サービスを利用することも有効です。自社だけでは対応が難しい領域もプロの力を活用すれば可能となります。
とくに以下のポイントは、ウェビナーに取り組もうとする企業の多くが直面する課題です。
- 「集客が伸びない」
- 「当日のトラブルが不安」
- 「フォローまで手が回らない」
ウェビナー開催は企画から分析まで専門知識が求められ、通常業務との兼任で対応するには困難が伴います。成果が伸び悩んでいるなら、第三者の目線で改善の糸口を見つけるためにも専門家との連携を検討しましょう。
白田 翔也
TECH+
マーケティング責任者
マーケティング責任者
TECH＋ではBtoB企業向けにウェビナー企画・運営を支援しています。特に「BtoB企業向け協賛型ウェビナー」では、TECH＋が企画したトレンドテーマのウェビナーを通して自社サービスを効果的にアピールできるため、運営の手間を大幅に削減し、集客にリソースを割く必要もありません。
一方、「カスタム支援型イベント」では、これまでの実績にもとづき、お客様の目的やターゲットにあわせて、企画立案から集客、撮影・配信、当日のスムーズな運営まで、丁寧にサポートしています。
ご興味があればぜひお問い合わせください。
まとめ
ウェビナーの開催方法は、リアルタイム配信・オンデマンド配信・ハイブリッド配信の3つの配信形式から選ぶことから始まります。
形式を決めたら、以下の5つのステップで進めます。
- 企画を立て、企画書にまとめる
- 集客・告知する
- 当日を運営する
- 開催後にフォローアップする
- 効果を測定し、次回に活かす
この順番を押さえれば、はじめてのウェビナーでも準備に漏れが出ません。さらにリード獲得の成果を伸ばしたい場合は、開催日時の決め方、冒頭5分の設計、アンケートの設問、アーカイブの扱い方、フォローの出し分けという5つのコツもあわせて実践してください。
