【1】ハイブリッドイベントとは

ハイブリッドイベントとは、リアルイベントとオンラインイベントを融合したイベントをいいます。

参加者全員が一緒に楽しめるイベントを指すため、リアルイベントを映像・録画してオンデマンド動画で流すものはハイブリッドイベントと呼びません。

コロナの影響でオンラインイベントが普及しましたが、外出自粛が解禁されリアルイベントに戻りつつあります。

しかし、リアルイベントに場所や日時の関係で参加できない方もいるでしょう。そのような方にも、イベントへ参加してもらうため、ハイブリッドイベントを開催する企業が増えてきています。

ハイブリッドイベントの活用例

ハイブリッドイベントは、以下のようなシーンで利用されています。

補足：リアルイベントとオンラインイベントの比較表

ハイブリッドイベントは、リアルイベントとオンラインイベントを融合したものであるため、それぞれのメリット・デメリットを確認しておきましょう。

【2】ハイブリッドイベントのメリット

ハイブリッドイベントは4つのメリットがあります。

1.イベント参加率を上げられる 

ハイブリッドイベントを開催すれば、より多くの人に参加してもらえます。なぜなら、リアルイベントに開催場所の関係で参加できない方も、オンライン上で参加してもらえるためです。

実際にハイブリッドイベントに切り替えることで、リアルイベント開催時より参加者数が2～40倍に伸ばせた企業様もいます。このように、多くの人にイベントに参加してもらえることがハイブリッドイベントのメリットです。

2.エンゲージメントを醸成できる 

ハイブリッドイベントを開催すれば、より良い顧客体験を提供できます。

オンラインイベントで参加者を募れますが「商品を体験してみたい」「担当者に色々なことを質問したい」という顧客の要望には対応しにくいです。このような顧客に対しては対面で話すことが重要です。

ハイブリッドイベントであれば、顧客に見合った体験を提供できるようになり、エンゲージメントを醸成できます。

3.イベント開催中止のリスクを抑えられる

新型コロナウイルス感染拡大防止で、さまざまなリアルイベントが中止となりました。イベント開催が中止となると大きな損失を招いてしまいます。

しかし、ハイブリッドイベントにしておけば、リアルイベントが開催できなくてもオンラインイベントが開催できます。

つまり、新型コロナウイルス感染拡大などイベント開催中止リスクを抑えられるのです。そのため、予期せぬ事態に備えたいという方にハイブリッドイベントはおすすめです。

4.イベント開催データを取得できる

ハイブリッドイベントであれば、イベント開催データが取得しやすくなります。

リアルイベントの場合はアンケートを実施しなければいけません。

しかし、オンラインイベントも併せて行えば「どのような属性の方がイベントに参加してくれているか」「どれぐらいの時間、イベントに参加してくれているか」などのデータを収集できます。これらのデータを活用してイベントを見直せば、より良いイベントが開催できるようになります。

【3】ハイブリッドイベントのデメリット

ハイブリッドイベントにはデメリットも2つあります。

1.イベント運営が複雑になる

ハイブリッドイベントは、リアルイベントとオンラインイベントの両方の準備をしなければいけないため大変です。

また、オフラインとオンラインをどのように連携させるかノウハウが必要になります。

オンラインでリアルイベントの雰囲気が伝わりにくいという失敗も多く見受けられます。ハイブリッドイベント運営は複雑化しやすいため、正しい方法を学んだり支援会社のサポートを受けたりしましょう。

2.通信環境に依存する

オンラインイベントは通信環境に依存します。インターネット環境次第では映像や音声が乱れるなど配信トラブルが起きてしまいかねません。

このようなトラブルは、イベント開催側だけでなくイベント参加者側のインターネット環境の問題でも置きます。そのため、イベントの映像や音声が途切れないように、どのように運営するかをよく考えましょう。

3.イベント運営費が負担になる 

ハイブリッドイベント開催では、イベント開催費用の負担が重くなります。なぜなら、ハイブリッドイベント開催のために以下のようなものを準備する必要があるためです。

ハイブリッドイベントに必要な道具

リアルイベントやオンラインイベントのどちらかを運営するよりコストが高くなることがデメリットです。

【4】ハイブリッドイベントの手順

ハイブリッドイベント開催の手順は以下の通りです。

1. 目的を設定する
2. ターゲットを定める
3. イベントを企画する
4. イベントのやり方を決める
5. イベント会場を手配する
6. イベント運営のテストを行う
7. イベントの宣伝を行う
8. イベントを開催する

ここでは、各手順について詳しく解説します。

1.目的を設定する

まずは、ハイブリッドイベントを開催する目的を設定します。

ハイブリッドイベントの目的を定めることで、「どのようなイベント企画にするか」「どのような人をターゲットにするのか」が明確になります。

ハイブリッドイベント開催後に効果検証できるように、以下のようなKPI（数値目標）を設定しておきましょう。

KPI

• 申込者数
• 参加者数
• アンケート回答数
• 商談化数

2.ターゲットを定める

次にターゲットを定めます。どのような属性の方にイベントに参加してもらいたいかを決めましょう。なぜなら、イベント内容により参加者の属性が変わってくるためです。

ターゲットを定めずに「より多くの人に参加してもらいたい」と考えると「

本当に参加して欲しい人が誰なのか」を見失ってしまい当たり障りのないイベントになってしまいます。このような失敗を避けるために、ターゲットを定めましょう。

ターゲットを決めたら、モデル像（ペルソナ）を決めておくとイベント開催チームでの認識ズレが起きなくなります。

3.イベントを企画する

ターゲットを定めたら、イベントを企画していきます。イベント内容を決めるときには、以下の内容を併せて確認しておきましょう。

• イベント登壇者（講師）にオンライン上で登壇してもらえるか
• オンライン参加者が発言する場面を設けるか
• リアルイベント、オンラインそれぞれ何人ぐらいを呼ぶことを想定しているか

上記の内容次第でハイブリッドの企画は大きく変わります。

4.イベントのやり方を決める

ハイブリッドイベントのやり方には、「一方向コミュニケーション型」「双方向コミュニケーション型」の2通りの方法があります。それぞれのメリット・デメリットを把握した上で最適な方法を選びましょう。

一方向コミュニケーション型

一方向コミュニケーション型とは、登壇者が一方的に話すスタイルのイベントです。イベント会場の後ろにビデオカメラを設置して撮影するだけと運営方法が簡単です。

オンライン参加者と対話しないため、いつもの講演と同じ感覚で行えます。そのため、講師の負担がかかりにくい運営方法です。しかし、オンライン参加者の声を拾うことはできません。

双方向コミュニケーション型

双方向コミュニケーション型とはオンライン参加者と双方向のコミュニケーションを取るイベントをいいます。

オンライン参加者の声を拾うことができます。しかし、リアルイベント参加者とオンライン参加者の両方に気を配らなければいけません。通常の2倍の労力がかかることを覚悟しておきましょう。

5.イベント会場を手配する

イベント企画が立案できたら、最適なイベント会場を手配しましょう。ハイブリッドイベントはイベント会場やホテル、会議室などを会場に選ぶことがあります。会場の広さだけではなく、インターネット回線が安定しているかどうか確認しておくとオンライン配信トラブルを防ぐことができます。

6.イベント運営のテストを行う

ハイブリッドイベント開催前には必ずテストを行うようにしましょう。なぜなら、ハイブリッドイベントには、以下のようなトラブルが起きるケースがあるためです。

• オンラインイベントに入室ができずにお問い合わせが殺到する
• オンラインイベントで音声が聞こえない
• 画面共有などの機能が上手く使えずに資料の共有ができなかった
• オンライン参加者側のインターネット回線が悪くイベントが失敗に終わった

このようなトラブルを避けるためにも、イベント運営のテストは必ず行うようにしましょう。また不測の事態を想定してサポート窓口を用意しておくと安心できます。

7.イベントの宣伝を行う

多くの人にハイブリッドイベントに参加してもらうために、イベントの宣伝を行いましょう。イベントの宣伝方法には「オンライン施策」「オフライン施策」があります。

8.イベントを開催する

ハイブリッドイベントを開催する際は、リアルイベントとオンラインイベントの双方の参加者に配慮するようにしましょう。

イベント開催後は参加者にアンケートに協力してもらい、効果検証して見直すことで、より良いイベントが開催できるようになります。

【5】ハイブリッドイベント開催のポイント

ハイブリッドの手順をご説明しましたが、より良いイベントを開催するためのポイント4つを押さえておきましょう。

1.適切なイベント会場の広さにする

ハイブリッドイベント会場を開催するときは、参加人数に合わせたイベント会場を用意しましょう。会場が広すぎると費用が高く付くだけでなく、映像や音声が拾いにくくなります。そのため、リアルイベントの参加者を想定して適切な広さの会場を手配しましょう。

2.ビデオ会議ツールの使い方を説明する

オンライン参加者にビデオ会議ツールの使い方を説明しておくと、トラブル予防ができます。ビデオ会議ツールの使い方と一緒に推奨のインターネット環境について説明しておくと、オンライン参加者側による通信トラブルを避けられます。

3.緊急対応フローを定めておく

ハイブリッドイベントでは、インターネット回線が途切れるなどの不測の事態が起きる恐れがあります。このようなトラブルが起きた際に落ち着いて対応できるように、緊急対応フローを作成しておきましょう。緊急対応フローを作成しておき、必要な人員を確保しておくことで、トラブルが発生した場合でも対処できるようになります。

4.ハイブリッドイベントの必要性を見極める

ハイブリッドイベントには多くのメリットがありますが、運用が複雑になるなどのデメリットもあります。そのため、本当にハイブリッドイベントの必要性があるのか見極めることが大切です。

例えば、セミナーをハイブリッドイベントで行った結果、リアルセミナーで集客できなかったという失敗例があります。このような場合はリアルセミナーを実施した後にアーカイブ動画を流した方が、質の高い見込み顧客が獲得できるでしょう。

そのため、ハイブリッドイベントを行う必要性があるか見極めるようにしてください。

【6】ハイブリッドイベントの成功事例

マイナビはハイブリッドイベント成功の事例を持っています。ここでは、弊社がサポートしたハイブリッドイベントの成功事例をご紹介します。

1.IIJ様セミナー

株式会社インターネットイニシアティブ(IIJ)は、日本の電気通信事業者です。同社は情報システム関連部門に働く方向けにリーダーシップに関するセミナーを開催しました。

情報システム部門が社内で認められて、改革の主導を握るにはどういうアプローチが効果的なのかが解説され、Q＆A・Talk Sessionでは参加者からの質問に答える場を用意。

セミナーでは、ユニクロで24年間業務改革とシステム化を推進してきた岡田氏の話が聞けるとして、多くの動員に成功しました。

2.理化学研究所様シンポジウム

理化学研究所は日本で唯一の自然科学の総合研究所として「物理」「理学」「科学」などの研究を行っている機関です。同機関は科学者向けにAI活用方法に関するシンポジウムを行いました。

このシンポジウムでは、アルゴンヌ国立研究所副所長のRick L.Stevens氏の基調講演が聞けることもあり、約440名の動員に成功しました。

3.マイナビ就職イベント

マイナビは新卒者向けのマイナビ就職イベントをハイブリッド形式で開催しています。

2021年頃からハイブリッド形式でマイナビ就職イベントを開催し始め、企業の情報を気軽に収集したい方はオンラインイベント、会社の雰囲気を知りたい方はリアルイベントと双方での集客に成功しており企業と学生のマッチング最大化に貢献しています。

イベント単日で約8,000名を集客しており、トップクラスの動員実績を誇ります。

マイナビTECH+は、ハイブリッドイベント支援を大なっています。そのため、ハイブリッドイベントを開催したいけれどノウハウがないとお悩みの方は、お気軽にご相談ください。

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【7】まとめ

ハイブリッドイベントとは、オフラインとオンライン双方のメリットを兼ね備えたイベントをいいます。ハイブリッドイベントを開催すれば、より多くの参加者を募ることができ、参加者のエンゲージメントを上げられます。

しかし、ハイブリッドイベントの運用は複雑でコストがかかるため、本当に必要かを見極めることが大切です。

マイナビTECH+ではハイブリッドイベントの運営支援を行っています。この記事を読んでハイブリッドイベントを開催したいけれど、ノウハウがないとお悩みの方は、ぜひマイナビTECH+へご相談ください。

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